La CPO, chef d'orchestre du changement

En chapeautant les réorganisations transversales au sein du CHU Brugmann, les membres de la Cellule de Programmation et d’Organisation (CPO) doivent garder la tête froide et jongler avec les imprévus. Un métier d'équilibriste qui nécessite rigueur, méthode et sens aigu des priorités.

"Le jour de l'ouverture de la nouvelle maternité, en 2003, alors que les mamans et leurs bébés étaient transférés vers les nouveaux bâtiments, une jeune femme est arrivée à l'hôpital", se souvient Isabelle Linkens, coordinatrice de la CPO. "Elle devait accoucher en urgence par césarienne… et allait ainsi inaugurer les nouvelles installations de la maternité. Médecins, infirmières, équipes logistiques et membres de la CPO, tout le monde a retenu son souffle. Heureusement, l'intervention s'est bien déroulée!"

Premiers gros chantiers

Il y a une décennie, le CHU Brugmann s'est lancé dans un grand projet de restructuration des sites Horta puis Brien.
Au programme: construction de nouveaux bâtiments, déménagement des équipes et du matériel, rénovation des anciens bâtiments et réaffectation de la plupart des locaux, le tout en maintenant l'ensemble des activités de l'hôpital en service. Un vaste chantier qui nécessitait que la moindre étape soit programmée et organisée de façon méthodique et coordonnée. Pour aider les équipes médicales à préparer ces déménagements et à optimiser leur mode de fonctionnement, une cellule dédiée à la programmation et à l'organisation est mise sur pied en 2002 par Eddy Van Den Plas et Anita Clemens, rejoints ensuite par les services de Frédéric Bonvoisin. Comptant au départ deux personnes à temps partiel, la cellule occupe aujourd'hui quatre personnes à temps plein: Isabelle Linkens, nouvelle coordinatrice de la cellule, Emmanuelle Born, coordinatrice adjointe pour le secteur hospitalisation, Jennifer Van Vaerenberg, coordinatrice adjointe pour le secteur ambulatoire et Joël Gigot, coordinateur adjoint pour les secteurs médico-techniques et logistiques.

Réflexions en amont

Comme l'indiquent ses deux dernières initiales, la CPO travaille selon deux axes: la programmation et l'organisation. La programmation consiste avant tout à planifier les besoins architecturaux et l’agencement des différents services sur les sites. "Nous intervenons tout au long d'un processus qui va de la programmation générale à la planification détaillée des locaux des services à (ré)aménager en passant par les études d’opportunité, l’aide à la décision, la participation aux réunions avec les bureaux d’études, l’accompagnement des déménagements, la préparation du changement et les bilans en fin de projet. Sans la collaboration des utilisateurs, des équipes logistiques et des services de support et des travaux, la CPO ne pourrait toutefois pas aller bien loin", explique Emmanuelle Born.
La gestion pratique des déménagements est ainsi par exemple assurée par le Directeur logistique, Guido Nica, au sein du Comité de Transfert des Activités (CTA), plate-forme multidisciplinaire rassemblant les responsables des secteurs logistiques et de support ainsi que les acteurs de terrain concernés par les projets de réaménagement.

Pas de solutions "clé sur porte"

"Nous ne commençons jamais une mission – qu’elle soit de programmation ou d’organisation – en ayant une solution toute prête à proposer. Les plans sont vus et révisés, les chantiers visités et les déménagements préparés", poursuit Isabelle Linkens. "Nous écoutons les besoins et attentes de chacun. Nous essayons de les structurer pour trouver ensemble une solution qui tienne compte de tous les paramètres: programmation prévue à long terme, faisabilité technique, problèmes administratifs, normes légales, environnementales, échéances, aspects pratiques ou encore financiers."
Autant de contraintes qu'il faut prendre en compte et expliquer. Un exemple: les travaux de restauration et de transformation profonde des bâtiments classés du site Horta doivent faire l'objet d'autorisations des institutions compétentes comme ce fût par exemple le cas pour la Chapelle Horta, rénovée sous le contrôle de la Commission royale des Monuments et des Sites. "Il n'est pas question de démolir ces bâtiments, option qui coûterait dans certains cas moins cher que de les rénover", souligne Joël Gigot. "Idem pour les arbres centenaires du parc. Nous devons en tenir compte dans les plans. Sur ce point, le site Horta est un véritable casse-tête!"

Optimiser les modes de fonctionnement

Si elle participe à la préparation et à la mise en œuvre des différents déménagements, la CPO joue également un rôle important de consultant interne et/ou de chef de projet en matière de réorganisation. "Les changements de locaux sont l'occasion pour les services de réfléchir à leur mode de fonctionnement. En analysant la situation existante, en la confrontant à des objectifs précis et/ou en étudiant ce qui se fait dans d'autres hôpitaux, nous apportons un support méthodologique aux équipes et nous les accompagnons dans la réorganisation de leurs activités", explique Emmanuelle Born. Les projets organisationnels peuvent aussi naître du souci de mieux prendre en charge les patients ou de répondre à l'évolution des activités d'un service.
La centralisation des accueils de la polyclinique Horta, la réorganisation du laboratoire, l'audit du fonctionnement de la stérilisation, la définition des regroupements de disciplines dans les nouvelles unités du site Horta ou encore la mise en place d’une structure de gestion des lits sont quelques exemples de projets de réorganisation orchestrés par la CPO.

Un éternel recommencement

Si la phase II du projet de restructuration du CHU Brugmann (bâtiments Samyn) est presque terminée, il reste encore pas mal de pain sur la planche pour la CPO. "La nouvelle polyclinique et un bâtiment commun entre le CHU Brugmann et l'HUDERF doivent encore être construits sur le site Horta", souligne Jennifer Van Vaerenberg.
"La phase III de la restructuration va également être lancée: les anciens bâtiments prochainement vides vont être modernisés et réaménagés pour accueillir des services techniques et ambulatoires. Un nouveau plateau doit également être installé sur le site Reine Astrid et un gros projet de reconstruction est prévu sur le site Brien. Un planning qui ne nous laissera pas de répit avant 2015… À ce moment-là, les bâtiments construits au cours de la phase I devront sans doute déjà être rénovés!"

:: La programmation du CHUB en quelques chiffres... ::
Entre juillet 2008 et juin 2009, pas moins de 27 déménagements ont été effectués ou sont planifiés sur les sites Horta et Brien.
Le Comité de Transfert des Activités (CTA) compte 15 membres permanents. En y ajoutant les responsables des services à déménager, le CTA peut réunir jusqu'à 30 personnes.

Auteur : Aurélie Bastin
Source : Osiris News (n° 14, mars-mai 2009)