Programmation et organisation

La Cellule de Programmation et Organisation est une cellule d’aide à la gestion de projets.

Sa mission consiste en un support méthodologique et organisationnel à destination des services de l’hôpital : elle accompagne les équipes de terrain qui doivent décliner des objectifs qui leur sont assignés par la direction et donc faire face à un changement.

Ce changement peut prendre différentes formes. Mais qu’il soit géographique, organisationnel, financier, humain ou qualitatif il va nécessiter un accompagnement des personnes qui vont y être confrontées. C’est pourquoi la CPO aide et soutient les équipes afin que celles-ci puissent, tout en assurant la gestion quotidienne de leur service, s’investir et mener à bien des projets qui les concernent.

La CPO a donc bien un rôle d’assistance. Il s’agit d’offrir aux utilisateurs un encadrement et une méthode de travail structurés qui doivent faciliter leur prise en charge des problématiques qui les concernent. En aucun cas elle ne se substitue aux responsables hiérarchiques. 
Son travail regroupe deux aspects principaux à savoir la programmation et l’organisation.

Programmation

Le CHU Brugmann a plusieurs projets de reconstruction et rénovation en cours ou planifiés sur ses différents sites. C’est pour cette raison qu’il y a plusieurs années la CPO a été créée afin d’accompagner les secteurs concernés par un déménagement à repenser leur nouveau service.
La programmation, c’est avant tout la planification des besoins architecturaux et l’agencement des différents services sur les sites. La CPO intervient tout au long du processus : de la programmation générale du site à la planification détaillée des locaux des services à (ré)aménager en passant par les éventuelles études d’opportunité, l’accompagnement des déménagements et les bilans en fin de projet.
A tout moment, les contraintes légales et techniques ainsi que les évolutions technologiques et des pratiques attendues doivent entrer en ligne de compte pour faire ce travail de programmation.
Enfin, la cellule joue le rôle d’intermédiaire entre tous les intervenants internes (clinique, services techniques et logistiques, …) et externes (bureaux d’études et d’architecture, pouvoirs subsidiant, …) tout au long du projet.

Organisation

La CPO a également une fonction importante de « consultant interne » ou de « chef de projet » dans divers projets de réorganisation. Que les réorganisations soient liées à un déménagement, à une volonté de la direction, à une volonté d’améliorer la prise en charge des patients ou à un facteur exogène, la CPO accompagne les services dans la mise en œuvre du changement.
Ceci consiste, en résumé, à cadrer le projet en définissant clairement les attentes de toutes les parties, à évaluer la situation et à définir le moyen d’arriver aux objectifs puis à déployer le changement pas à pas jusqu’à l’atteinte de la cible fixée.